Pre riadenie globálnych miezd a HR operácií
Globálny dochádzkový systém s vlastným payroll engine
XperienceHR eviduje odpracovaný čas, nadčasy a neprítomnosti zamestnancov v každej krajine, pričom rešpektuje miestnu pracovnú legislatívu aj kolektívne zmluvy. Payroll engine z týchto údajov pripraví odpracované hodiny, nadčasy, príplatky za zmeny, ďalšie zložky a schválené pracovné voľno ako mzdové podklady namapované na vaše mzdové zložky a odovzdá ich v dohodnutom formáte a termíne.
Čo je XperienceHR
XperienceHR je globálny dochádzkový systém a systém evidencie neprítomností pre nadnárodných zamestnávateľov. Eviduje odpracovaný čas, nadčasy a pracovné voľno administratívnych, terénnych aj prevádzkových zamestnancov vo všetkých krajinách, v ktorých firma pôsobí, uplatňuje pracovnoprávne predpisy a kolektívne zmluvy danej krajiny a pripraví schválené mzdové podklady pre systém alebo poskytovateľa, ktorý počíta hrubú a čistú mzdu. Používa sa v 16 krajinách u zamestnávateľov ako Pfizer, Zurich, Dell, Trenkwalder či Manpower, je certifikovaný podľa ISO 27001, spĺňa GDPR a cez integračnú platformu XP-Hub sa napája na ľubovoľný HR aj mzdový systém.
Prečo mzdy vo viacerých krajinách zlyhávajú na podkladoch o dochádzke
Mzdové tímy, ktoré spracúvajú viacero krajín, strávia každú uzávierku urgovaním, kontrolou a prepisovaním údajov o dochádzke, ktoré mali doraziť kompletné a schválené.
Z každej krajiny prichádzajú iné podklady
Odpracované hodiny, nadčasy a neprítomnosti prichádzajú z každej krajiny v inej podobe: v tabuľkách, z lokálnych dochádzkových systémov alebo cez portál poskytovateľa mzdových služieb.
Nadčasy počítané ručne
Limity nadčasov, príplatky za zmeny a ďalšie zložky sa počítajú lokálne, krajina po krajine, bez centrálnej kontroly nad tým, aké pravidlá sa reálne uplatnili.
Riziko nesúladu s legislatívou
Predpisy o pracovnom čase, kolektívne zmluvy a povinnosť evidovať pracovný čas sa v jednotlivých krajinách líšia a v čase menia.
Pri mzdovej uzávierke chýba auditná stopa
Opravy prichádzajú až po uzavretí miezd a neexistuje jednotný záznam o tom, kto čo zmenil, kedy to bolo schválené a na akom základe.
Kde je miesto XperienceHR medzi HR systémom a mzdami
XperienceHR nenahrádza váš HR systém ani poskytovateľa mzdových služieb. Zabezpečuje, aby do výpočtu hrubej a čistej mzdy vstupovali kompletné, legislatívne správne a schválené podklady.
Váš primárny HR systém
Údaje o zamestnancoch. Váš HR systém spravuje zamestnancov, zmluvy a organizačnú štruktúru. Údaje prúdia do XperienceHR cez XP-Hub, cez API alebo plánovaným prenosom súborov.
XperienceHR
Dochádzka, neprítomnosti a payroll engine. Eviduje odpracovaný čas, uplatňuje pravidlá každej krajiny, počíta nadčasy a príplatky za zmeny a riadi schvaľovanie pred mzdovou uzávierkou.
Vaše mzdy
Výpočet hrubej a čistej mzdy. Lokálni poskytovatelia mzdových služieb alebo globálny mzdový partner dostanú schválené hodiny, nadčasy, príplatky a pracovné voľno na vašich mzdových zložkách a vo svojom formáte.
Údaje o zamestnancoch dnu → odpracovaný čas, nadčasy, príplatky a schválené neprítomnosti von → jedna auditná stopa naprieč všetkými krajinami.
Funkcie globálnej dochádzky pre nadnárodných zamestnávateľov
Štyri oblasti, zoradené podľa toho, čo je pre mzdový útvar najdôležitejšie.
Payroll engine a výpočet nadčasov
Payroll engine pripraví odpracované hodiny, nadčasy, príplatky za zmeny, ďalšie mzdové zložky a schválené platené pracovné voľno ako podklady pre mzdy. Zvláda zložité pravidlá nadčasov v nadnárodnom prostredí: denné a týždenné limity, tolerančné okná, odlišné posudzovanie pracovných dní, dní pracovného pokoja, dní odpočinku a štátnych sviatkov, viacero sadzieb a pravidlá odlišné podľa krajiny, právnej entity, mzdovej skupiny a skupiny zamestnancov.
Súlad s lokálnou pracovnou legislatívou
Pravidlá pracovného času, štátne sviatky, nároky na platené pracovné voľno a ustanovenia kolektívnych zmlúv sa konfigurujú samostatne pre každú krajinu v jednom systéme. Vďaka tomu je evidencia dochádzky vo viacerých krajinách zvládnuteľná a podporuje zákonnú povinnosť viesť objektívnu, spoľahlivú a dostupnú evidenciu denného pracovného času.
Evidencia neprítomností a plateného pracovného voľna
Typy neprítomností, nároky, čerpanie a prenos dovolenky podľa jednotlivých krajín, so žiadosťami, schvaľovaním aj zrušením zaznamenanými v plnom rozsahu. Platené aj neplatené voľno sa prenáša na vlastných mzdových zložkách, systém podporuje polovičné dni a neprítomnosť na prelome období rozdelí do správneho obdobia.
Snímanie dochádzky pre všetky typy zamestnancov
XperienceHR dodáva dochádzkové terminály s NFC a RFID pre výrobné prevádzky a cez XP-Hub dokáže napojiť aj terminály, ktoré už na pracoviskách máte, pričom pri zariadeniach tretích strán nemusia byť dostupné všetky funkcie v reálnom čase. Terénne tímy používajú mobilnú aplikáciu a administratívni zamestnanci webovú aplikáciu, všetko do jednej evidencie na zamestnanca.
Ako payroll engine pripravuje mzdové podklady
Payroll engine mení dochádzku na podklady pripravené pre mzdy. Pripraví odpracované hodiny, nadčasy, príplatky za zmeny, ďalšie zložky a schválené platené pracovné voľno, každú položku namapovanú na mzdovú zložku, ktorú vaša mzdová učtáreň očakáva, a odovzdá ich v dohodnutom formáte a termíne.
Pravidlá sa konfigurujú podľa krajiny, právnej entity, mzdovej skupiny a skupiny zamestnancov, takže v jednom systéme môže popri sebe bežať niekoľko populácií s odlišným posudzovaním nadčasov, príplatkov aj sviatkov. Každé pravidlo je definované, nie zakódované: aká mzdová zložka vznikne, na ktoré typy dní sa vzťahuje, za akej podmienky sa uplatní a podľa akého vzorca sa vypočíta hodnota. Nové pravidlo alebo zmena sadzby je teda otázkou konfigurácie, nie novej verzie systému.
Priradenia zamestnancov majú platnosť od dátumu, takže zmena v priebehu obdobia sa uplatní od svojho dátumu a skôr odpracované dni ostanú nedotknuté.
Konfigurácia pravidiel
Mzdové položky sa definujú pre každú mzdovú skupinu s výstupnou mzdovou zložkou, jednotkou, platnosťou pre typy dní, podmienkou a vzorcom hodnoty. Pravidlá je možné zapísať skriptom, takže z rovnakého vstupu môžu pre rôzne skupiny zamestnancov vzniknúť odlišné mzdové zložky.
Nadčasy
Denné aj týždenné limity s tolerančnými oknami, aby drobné prekročenia nevytvárali nadčas. Samostatné posudzovanie pracovných dní, dní pracovného pokoja, dní odpočinku a štátnych sviatkov, viacero sadzieb a nadčas meraný v hodinách alebo v dňoch. Výpočet prebieha automaticky alebo až po schválení manažérom.
Príplatky za zmeny
Pásma sa určujú zo skutočne odpracovanej zmeny, nie len z plánu, s nárokom podľa prevádzky, zaradenia, skupiny zamestnancov a pracovného režimu. Manažér môže výsledok opraviť, pričom sa spolu s rozhodnutím zaznamená aj pôvodný výpočet systému. Pred odovzdaním sa kontroluje konzistentnosť.
Neprítomnosti
Platené aj neplatené typy voľna, pričom neplatené sa prenášajú na vlastných mzdových zložkách s konfigurovateľnou váhou, takže čiastočne platená neprítomnosť sa započíta pomerne. Systém podporuje polovičné dni a neprítomnosť na prelome období rozdelí do správneho obdobia.
Štátne sviatky
Rozvrhy zohľadňujúce štátne sviatky, voľba medzi preplatením a náhradným voľnom na úrovni zamestnanca a konfigurovateľné riešenie sviatku, ktorý pripadne na víkend.
Počty dní
Kalendárne dni, pracovné dni a skutočne odpracované dni, vykázané po dňoch alebo súhrnne za obdobie, podľa toho, čo vyžaduje formát mzdovej učtárne.
Opravy a spätné doplatky
Po odovzdaní obdobia sa jeho hodnoty uzamknú. Neskoršie zmeny sa posielajú ako spätné položky na vlastných mzdových zložkách s úplným záznamom o tom, čo sa zmenilo, takže mzdová učtáreň dostane iba rozdiel a vie ho spárovať s tým, čo už spracovala.
Kontroly pred odovzdaním údajov
Kontrola a odsúhlasenie pred odovzdaním s možnosťou zablokovať prenos pri nezrovnalostiach, report manuálnych opráv ako výnimiek, schvaľovací postup s upozorneniami, ktoré treba potvrdiť, a poistky proti zmenám v uzavretých alebo už odovzdaných obdobiach.
Odovzdanie údajov
Odovzdávanie cez API aj plánovaným prenosom súborov v XP-Hub: údaje o zamestnancoch a organizácii smerom dnu z primárneho HR systému, mzdové súbory smerom von vo formáte každej mzdovej učtárne.
Integrácia dochádzky s Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM a akýmkoľvek HR systémom
XP-Hub, integračná platforma XperienceHR, prepája globálnu dochádzku so systémami, ktoré už používate. Údaje o zamestnancoch a organizácii prichádzajú z vášho primárneho HR systému — Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM, Personio alebo iného — a schválené hodiny, nadčasy, príplatky a neprítomnosti odchádzajú do každej mzdovej učtárne, či už ide o ADP, SD Worx, CloudPay, globálneho mzdového partnera alebo lokálnu účtovnú firmu, vo formáte a v termíne, ktorý vyžaduje, cez API alebo plánovaným prenosom súborov. Workday je podporovaný cez svoje súbory PECI (Payroll Effective Change Interface), ostatné HR a mzdové systémy sa napájajú cez API alebo výmenu súborov.
XP-Hub prepája aj hardvér. XperienceHR dodáva dochádzkové terminály s NFC a RFID, a ak už na pracoviskách máte vlastné terminály, je možné napojiť ich, pričom pri zariadeniach tretích strán nemusia byť dostupné všetky funkcie v reálnom čase.
Dva spôsoby prevádzky popri vašom HR systéme
Dochádzka aj pracovné voľno v XperienceHR
Váš HR systém ostáva primárnou evidenciou zamestnancov. Zamestnanci si evidujú dochádzku a žiadajú o pracovné voľno v XperienceHR, manažéri tam schvaľujú, a do miezd tak prichádza odpracovaný čas aj neprítomnosti z jedného miesta.
Dochádzka u nás, pracovné voľno vo vašom HR systéme
Zamestnanci žiadajú a manažéri schvaľujú neprítomnosť vo vašom HR systéme, napríklad vo Workday. XP-Hub schválené neprítomnosti synchronizuje do XperienceHR, kde sa spoja s evidovanou dochádzkou, takže do miezd stále prichádza jeden kompletný súbor podkladov.
Navrhnuté pre nasadenie vo viacerých krajinách
Jeden systém pre všetky krajiny
Všetky krajiny, právne entity, mzdové skupiny a prevádzky v jednom systéme, s vlastnými sviatkami, kalendármi a pravidlami pre každú krajinu a s konsolidovaným pohľadom pre centrálny tím.
Certifikovaná informačná bezpečnosť
Certifikácia ISO 27001 a súlad s GDPR, prevádzka na Amazon Web Services s primárnym a dvomi záložnými dátovými centrami.
Kompletná auditná stopa
Každý záznam dochádzky, oprava, schválenie aj zrušenie sa ukladá s menom používateľa a časovou známkou, pre internú kontrolu aj pre inšpekciu práce.
Lokálny jazyk pre lokálne tímy
Zamestnanci a línioví manažéri pracujú vo svojom jazyku, zatiaľ čo mzdový útvar a HR operations pracujú nad jednou konsolidovanou sadou údajov.
Čo hovoria naši klienti
“Zlepšili sme disciplínu na pracoviskách klienta; zamestnanci vedia, že manažér má ich dochádzku k dispozícii v reálnom čase. Už teraz vidíme zjednodušenie interných procesov, napríklad pracovných kalendárov.”
Atalian Slovakia
HR Manager
“Pomer cena a kvalita je veľmi dobrý. Podobných HR nástrojov je viac, ale tento obsahuje presne to, čo potrebujem: dochádzku s rôznymi funkcionalitami.”
Proplusco
Project Manager
“Odstránili sme tisíce papierových výkazov. Hlavnou výhodou je, že aktuálne vidíme, kto prišiel do práce. Softvér sa jednoducho používa.”
Trenkwalder
Business Operations and Digitisation Specialist
Ako dlho trvá nasadenie?
Dĺžka nasadenia závisí od počtu krajín, lokálnych pravidiel a integrácií.
01
Zmapovanie pravidiel a integrácií
Zdokumentujeme pravidlá jednotlivých krajín, logiku nadčasov a príplatkov, mzdové zložky a údaje, ktoré vyžaduje každá mzdová učtáreň.
02
Konfigurácia a napojenie cez XP-Hub
Systém sa nakonfiguruje podľa krajín a mzdových skupín a napojí sa na váš primárny HR systém aj na mzdové učtárne.
03
Pilotná krajina v paralelnej prevádzke
Jedna krajina beží paralelne so mzdami, kým sa výstupy nezhodujú.
04
Rozšírenie podľa rovnakej šablóny
Ostatné krajiny nasledujú, každá s vlastnými pravidlami, ale s rovnakým postupom a kontrolami.
Často kladené otázky o globálnej dochádzke
V HCM systéme už máme evidenciu dochádzky. Prečo by sme potrebovali XperienceHR?
Ak je modul dochádzky vo vašom HCM nasadený vo všetkých krajinách a vyhovuje hodinovým a zmenovým zamestnancom, možno nás nepotrebujete. XperienceHR sa nasadzuje tam, kde tento modul nie je vo všetkých krajinách, kde lokálne pravidlá a kolektívne zmluvy robia konfiguráciu náročnou, alebo kde zamestnanci v prevádzkach potrebujú terminály a mobilné snímanie dochádzky. Váš HCM ostáva primárnou evidenciou zamestnancov.
Nahrádzate našich poskytovateľov mzdových služieb?
Nie. XperienceHR nepočíta hrubú a čistú mzdu ani nevypláca zamestnancov. Payroll engine pripraví schválené hodiny, nadčasy, príplatky, ďalšie zložky a neprítomnosti na mzdových zložkách vašej mzdovej učtárne a odovzdá ich v jej formáte.
Dokážete pripraviť naše mzdové zložky a spracovať spätné opravy?
Áno. Mzdové položky sa konfigurujú pre každú mzdovú skupinu s vlastnou mzdovou zložkou, jednotkou a vzorcom hodnoty. Po odovzdaní obdobia sa jeho hodnoty uzamknú a neskoršie zmeny sa posielajú ako spätné položky na vlastných zložkách s úplným záznamom o tom, čo sa zmenilo.
Zvládnete pravidlá nadčasov a kolektívne zmluvy v jednotlivých krajinách?
Áno. Limity, tolerančné okná, sadzby, posudzovanie typov dní, príplatky a pravidlá neprítomnosti sa konfigurujú podľa krajiny, právnej entity, mzdovej skupiny a skupiny zamestnancov v jednom systéme a payroll engine ich uplatní pri príprave mzdových podkladov.
Čo sa deje predtým, než údaje odídu do miezd?
Výsledky sa porovnávajú s konfigurovateľnými kontrolami, ktoré môžu pri nezrovnalostiach zablokovať odovzdanie, manuálne opravy sa vykazujú ako výnimky, upozornenia treba v schvaľovacom postupe potvrdiť a uzavreté alebo odovzdané obdobia už nie je možné meniť.
Kde sú uložené naše údaje a ako sú chránené?
XperienceHR je certifikovaný podľa ISO 27001 a spĺňa GDPR. Služba beží na Amazon Web Services s primárnym a dvomi záložnými dátovými centrami a každá zmena aj schválenie sa zaznamenávajú do auditnej stopy.
Je XperienceHR alternatívou k Workday Time Tracking?
Spravidla sa nasadzuje popri Workday, nie namiesto neho. Workday ostáva primárnou evidenciou zamestnancov a XperienceHR rieši dochádzku v krajinách a pre skupiny zamestnancov, kde je konfigurácia modulu globálneho HCM náročná, najmä pre zmenové a prevádzkové tímy, a vracia schválené hodiny, nadčasy a príplatky pre mzdy. Kmeňové údaje zamestnancov sa synchronizujú z Workday cez súbory PECI.
Integrujete sa so SAP SuccessFactors, Oracle HCM alebo inými HR systémami?
Áno. XP-Hub prepája XperienceHR s ľubovoľným HR systémom cez API alebo plánovanú výmenu súborov, vrátane SAP SuccessFactors, Oracle HCM, Personio aj interne vyvinutých systémov, a s mzdovými učtárňami ako ADP, SD Worx, CloudPay či lokálnymi poskytovateľmi. Workday navyše využíva svoje štandardné rozhranie PECI.
Ktoré krajiny a jazyky XperienceHR podporuje?
XperienceHR beží v jednom systéme pre všetky krajiny, v ktorých firma pôsobí, s vlastnými sviatkami, kalendármi, pravidlami pracovného času a politikami neprítomnosti pre každú krajinu, a používa sa v 16 krajinách. Rozhranie je dostupné v siedmich jazykoch, takže lokálne tímy pracujú vo svojom jazyku a mzdový útvar nad jednou sadou údajov.
Koľko stojí globálna dochádzka od XperienceHR?
Cenník je modulárny, za používateľa a mesiac, bez DPH: Dochádzka od 3 €, Výkazy práce od 4 € a Platené pracovné voľno od 4 €, s objemovými cenami od 500 používateľov a individuálnou ponukou pri nasadení vo viacerých krajinách. K dispozícii je 14-dňová bezplatná skúšobná verzia.
Prejdite si s nami cestu údajov od dochádzky k mzdám
Za 30 minút si prejdeme vaše krajiny, váš HR systém a vaše mzdové učtárne a ukážeme, ako by sa odpracovaný čas, nadčasy, príplatky a neprítomnosti dostali ku každej mzdovej uzávierke.
Radšej napíšete? info@xperiencehr.com · +421 915 890 309 · USA +1 646 926 0897