Správa dovoleniek a neprítomností vo všetkých krajinách, pripravená pre mzdy
Každá krajina má vlastné typy neprítomností, štátne sviatky a pravidlá pre pracovnú neschopnosť, prenos dovolenky a neplatené voľno, a mzdy potrebujú do uzávierky jednu schválenú odpoveď. XperienceHR uchováva tieto pravidlá pre každú krajinu v jednom systéme, eviduje neprítomnosti v dňoch, poldňoch alebo hodinách a schválené neprítomnosti odovzdá do miezd na mzdových zložkách vášho poskytovateľa. Neskoršie zmeny posiela ako spätné položky (rozdiel).
Integrácie s Workday, SAP a ADP · Napojenie na mzdy cez XP-Hub · Certifikácia ISO 27001 · 15 rokov skúseností s globálnymi mzdami
Pravidlá dovoleniek sa v každej krajine líšia. Mzdy potrebujú jednu odpoveď.
Zákonná minimálna platená dovolenka sa v jednotlivých krajinách líši a vnútroštátne predpisy, odvetvové kolektívne zmluvy a firemné pravidlá k nej pridávajú ďalšie dni, podmienky a pravidlá preplácania. Rozdielne sa riešia aj pracovná neschopnosť, lehoty na prenos dovolenky či náhrada za sviatok. Správa neprítomností v nadnárodnej firme to všetko musí zvládnuť bez samostatného systému pre každú krajinu.
V XperienceHR sa typy neprítomností každej krajiny (dovolenka, pracovná neschopnosť, rodičovská dovolenka, ošetrovanie člena rodiny, neplatené voľno a firemné typy) nastavujú s vlastnými pravidlami a schvaľovacím postupom. Nároky a ustanovenia kolektívnych zmlúv sa konfigurujú pre každú krajinu a môžu sa líšiť podľa právnej entity, oddelenia a skupiny zamestnancov. Zmeny platia od zvoleného dátumu, takže skoršie obdobia si zachovajú pravidlá, ktoré vtedy platili, a každá žiadosť, schválenie, zrušenie aj zmena sa zaznamená do auditnej stopy.
Neprítomnosť v dňoch, poldňoch alebo hodinách
Neprítomnosť sa eviduje v celých dňoch, poldňoch alebo hodinách, vrátane čiastočne platených typov neprítomnosti. Dlhodobá neprítomnosť pozastaví očakávaný rozvrh, takže zamestnanec sa nezobrazuje ako chýbajúci, a neprítomnosť na prelome období sa rozdelí do správneho mzdového obdobia.
Kalendár štátnych sviatkov pre každú krajinu
Každá krajina má v jednom systéme vlastný kalendár štátnych sviatkov. Ako sa započítajú dni dovolenky, keď žiadosť zasahuje do sviatku, a ako sa posudzujú sviatky pripadajúce na víkend, sa konfiguruje pre každú skupinu zamestnancov.
Prílohy k žiadostiam
Typy neprítomností môžu vyžadovať prílohu, napríklad lekárske potvrdenie, bez ktorej žiadosť nie je možné schváliť.
Práca vo sviatok: preplatenie alebo náhradné voľno
Zamestnanci, ktorí pracujú vo sviatok, si pri každom sviatku zvolia preplatenie alebo náhradné voľno. Ak sa do uzávierky nerozhodnú, uplatní sa nakonfigurovaná predvolená možnosť. Vybraným skupinám, napríklad stážistom alebo praktikantom, je možné napevno nastaviť náhradné voľno.
| Zamestnanec | Voľba do uzávierky | Výsledok |
|---|---|---|
| A, výroba | Preplatenie | Hodiny odpracované vo sviatok idú do miezd na mzdovej zložke poskytovateľa určenej pre sviatky. |
| B, výroba | Náhradné voľno | Namiesto preplatenia získa deň náhradného voľna. |
| C, logistika | Bez voľby | Uplatní sa nakonfigurovaná predvolená možnosť. |
| D, praktikant | Napevno nastavená skupina | Náhradné voľno, bez možnosti voľby. |
Ilustračný príklad: štyria zamestnanci pracujú v ten istý štátny sviatok. Predvolená možnosť a napevno nastavená skupina sa určujú pri konfigurácii.
Vznik nároku, prenos a zostatky dovolenky
- Pravidlá vzniku nároku s konfigurovateľným cyklom, napríklad mesačným alebo dvojtýždenným, takže zostatky narastajú v súlade so mzdovými obdobiami.
- Nárok odstupňovaný podľa dĺžky zamestnania, nastavený podľa vašich pravidiel v každej krajine.
- Limity prenosu s dátumom prepadnutia: nevyčerpaná dovolenka sa prenáša do stanoveného limitu a prenesené dni prepadnú k dátumu, ktorý určíte.
- Nadčasy ako náhradné voľno: schválené nadčasy je možné pripísať na typ neprítomnosti, ktorý zvolíte.
- Samoobsluha zamestnancov: aktuálne zostatky môžu zamestnanci vidieť sami, takže bežné otázky o dovolenke nemusia riešiť cez HR.
- Počiatočné zostatky sa pri spustení načítajú z importnej šablóny.
Schvaľovanie, na ktoré sa pri uzávierke môžete spoľahnúť
Zamestnanci žiadajú o voľno a manažéri ho schvaľujú na webe alebo v mobilnej aplikácii, pričom tímový kalendár pomáha plánovať zastupovanie. Schvaľovanie sa riadi organizačnou štruktúrou, zastupujúcich schvaľovateľov je možné obmedziť na tú istú pobočku a manažéri cezhraničných tímov schvaľujú prostredníctvom prístupových práv podľa rolí a prepínania medzi právnymi entitami priamo v aplikácii. Prístup k údajom je obmedzený organizačnou štruktúrou, takže každý manažér vidí iba svojich ľudí.
Žiadosti v XperienceHR
Zamestnanci žiadajú o voľno a manažéri ho schvaľujú v XperienceHR, takže do miezd prichádza odpracovaný čas aj neprítomnosti z jedného miesta.
Voľno schválené vo vašom HR systéme
Typy neprítomností a schválené voľno prichádzajú z vášho primárneho HR systému, napríklad z Workday, v celých dňoch, poldňoch alebo hodinách, a pred prípravou mzdových podkladov sa spoja so zaznamenanou dochádzkou.
V oboch prípadoch sa o voľno žiada na jednom mieste, takže zostatky sa nikdy nevedú v dvoch systémoch.
Neprítomnosti na mzdových zložkách vášho poskytovateľa
Schválené neprítomnosti postupujú do payroll engine spolu s odpracovaným časom. Platené a neplatené typy neprítomností majú vlastné mzdové zložky a čiastočne platená neprítomnosť sa započíta pomerne podľa nakonfigurovanej váhy. Za každé obdobie sa odovzdá počet skutočne odpracovaných dní, pracovných dní a kalendárnych dní, aby mzdy mohli pomerne krátiť základnú mzdu.
Po odovzdaní sa obdobie uzamkne. Neskoršie zmeny sa posielajú ako spätné položky (rozdiel), takže váš poskytovateľ dostane iba to, čo sa zmenilo.
| Mzdová položka | Odovzdané v marci | Odoslané v apríli ako rozdiel |
|---|---|---|
| Dovolenka (zložka AL) | 5 dní | −2 dni |
| Pracovná neschopnosť hradená zamestnávateľom (zložka SK1) | 0 dní | +2 dni |
| Zostatok dovolenky (vedený v XperienceHR, do miezd sa neposiela) | 5 dní čerpaných | 2 dni vrátené |
Ilustračná neskorá oprava: dovolenka schválená na 10. až 14. marca sa odovzdá s marcovými mzdami a 2. apríla manažér zaznamená 13. a 14. marec ako dni pracovnej neschopnosti. Mzdové zložky a posudzovanie pracovnej neschopnosti sú len príklady; platia pravidlá vašej krajiny a zložky vášho poskytovateľa.
Začnite neprítomnosťami, dochádzku pridajte neskôr
Pre HR tímy, ktoré nahrádzajú tabuľky alebo lokálne nástroje na evidenciu dovoleniek, môže byť modul Platené pracovné voľno prvým krokom. Typy neprítomností a kalendáre sa nakonfigurujú pre každú krajinu, počiatočné zostatky sa naimportujú a jedna krajina beží paralelne so mzdami, kým nenasledujú ostatné. Moduly Dochádzka a Výkazy práce je možné neskôr pridať na tej istej platforme.
Časté otázky o správe neprítomností
Áno. V XperienceHR sa typy neprítomností, nároky, štátne sviatky a ustanovenia kolektívnych zmlúv konfigurujú pre každú krajinu v jednom systéme a pravidlá sa môžu líšiť aj podľa právnej entity, oddelenia a skupiny zamestnancov.
Áno. Neprítomnosť je možné evidovať v celých dňoch, poldňoch alebo hodinách, vrátane čiastočne platených typov neprítomnosti.
Zamestnanci si pri každom odpracovanom sviatku zvolia preplatenie alebo náhradné voľno. Ak sa do uzávierky nerozhodnú, uplatní sa nakonfigurovaná predvolená možnosť. Vybraným skupinám, napríklad praktikantom, je možné napevno nastaviť náhradné voľno.
Odovzdané obdobie zostáva uzamknuté a do miezd sa pošle iba zmena, a to ako spätná položka (rozdiel) na príslušných mzdových zložkách. Zostatok v XperienceHR sa aktualizuje a zmena sa zaznamená do auditnej stopy.
Áno. Voľno schválené vo Workday alebo v inom HR systéme je možné preniesť do XperienceHR a pred prípravou mzdových podkladov ho spojiť so zaznamenanou dochádzkou, takže zostatky sa vedú v jednom systéme.
Pozrite si nastavenie vašich pravidiel dovoleniek
Za 30 minút si prejdeme typy neprítomností, pravidlá sviatkov a vzniku nárokov vo vašich krajinách a ukážeme, ako by sa schválené neprítomnosti aj neskoro doručené potvrdenie o pracovnej neschopnosti dostali ku každej mzdovej uzávierke.
Radšej napíšete? info@xperiencehr.com · +421 915 890 309 · USA +1 646 926 0897