Integrácia s Workday
Dochádzka pre Workday vo všetkých krajinách, kde pôsobíte
XperienceHR eviduje dochádzku, nadčasy a neprítomnosti zmenových a prevádzkových zamestnancov vo všetkých krajinách, uplatňuje pracovnoprávne predpisy každej krajiny a vracia schválené hodiny, nadčasy a príplatky za zmeny ako podklady pripravené pre mzdy. Kmeňové údaje zamestnancov sa synchronizujú z Workday cez súbory PECI (Payroll Effective Change Interface), takže Workday ostáva primárnou evidenciou zamestnancov.
Ako XperienceHR spolupracuje s Workday
XperienceHR je globálny dochádzkový systém, ktorý funguje popri Workday, nie namiesto neho. Workday ostáva primárnou evidenciou zamestnancov, zmlúv a organizačnej štruktúry a posiela kmeňové údaje do XperienceHR cez súbory PECI. XperienceHR eviduje dochádzku administratívnych, terénnych aj prevádzkových zamestnancov, uplatňuje pravidlá pracovného času, nadčasov a príplatkov podľa krajiny a odovzdá schválené mzdové podklady učtárni, ktorá v danej krajine počíta hrubú a čistú mzdu. Najčastejšie sa nasadzuje tam, kde je konfigurácia modulu dochádzky v globálnom HCM pre zmenové a prevádzkové tímy náročná, alebo kde prevádzky potrebujú fyzické dochádzkové terminály.
Workday je ochranná známka spoločnosti Workday, Inc. XperienceHR je nezávislý dodávateľ softvéru a nie je prepojený so spoločnosťou Workday, Inc. ani ňou schvaľovaný.
Kmeňové údaje z Workday
Nástupy, odchody, presuny a organizačné zmeny prichádzajú do XperienceHR cez súbory Workday PECI, takže evidencia zamestnancov ostáva zosúladená bez ručnej údržby.
Dochádzka tam, kde Workday nestačí
Príchody a odchody cez NFC a RFID terminály, mobilnú a webovú aplikáciu pre zmenových a prevádzkových zamestnancov, podľa pravidiel každej krajiny.
Výpočet nadčasov a príplatkov
Denné a týždenné limity, tolerančné okná, posudzovanie typov dní a príplatky za zmeny, konfigurované podľa krajiny, právnej entity, mzdovej skupiny a skupiny zamestnancov.
Odovzdanie mzdových podkladov
Schválené hodiny, nadčasy, príplatky a neprítomnosti sa namapujú na vaše mzdové zložky a odovzdajú mzdovej učtárni v každej krajine cez API alebo plánovaným prenosom súborov.
Dva spôsoby prevádzky XperienceHR popri Workday
Dochádzka aj pracovné voľno v XperienceHR
Workday ostáva primárnou evidenciou zamestnancov. Zamestnanci si evidujú dochádzku a žiadajú o pracovné voľno v XperienceHR, manažéri tam schvaľujú, a do miezd prichádza odpracovaný čas aj neprítomnosti z jedného miesta.
Dochádzka u nás, pracovné voľno vo Workday
Zamestnanci žiadajú a manažéri schvaľujú neprítomnosť vo Workday. XP-Hub schválené neprítomnosti synchronizuje do XperienceHR, kde sa spoja s evidovanou dochádzkou, takže do miezd stále prichádza jeden kompletný súbor podkladov.
Čo prináša payroll engine
Payroll engine mení dochádzku na podklady pripravené pre mzdy. Mzdové položky sa definujú pre každú mzdovú skupinu s výstupnou mzdovou zložkou, jednotkou, platnosťou pre typy dní, podmienkou a vzorcom hodnoty, takže nové pravidlo alebo zmena sadzby je otázkou konfigurácie, nie novej verzie systému.
Po odovzdaní obdobia sa jeho hodnoty uzamknú a neskoršie zmeny sa posielajú ako spätné položky na vlastných mzdových zložkách s úplným záznamom o tom, čo sa zmenilo. Výsledky sa pred odovzdaním odsúhlasia, manuálne opravy sa vykazujú ako výnimky a uzavreté obdobia už nie je možné meniť.
Rule configuration
Pay items are defined per pay group with an output code, unit, day-type applicability, a condition and a value formula. Rules can be expressed in script rather than fixed logic, so the same input can produce different codes for different populations.
Overtime
Daily and weekly thresholds, with tolerance windows so minor overruns do not create overtime. Separate treatment of working, off, rest and public-holiday days, multiple rate arms, and overtime measured in hours or in day units. Calculation runs automatically or is gated by manager approval.
Shift premiums
Bands are resolved from the shift actually worked rather than the roster alone, with eligibility driven by site, grade, employee group and work pattern. A manager can correct the result, and the system’s own answer is recorded alongside the decision. Consistency is checked before export.
Často kladené otázky o Workday a dochádzke
Nahrádza XperienceHR modul Workday Time Tracking?
Nie. XperienceHR sa nasadzuje popri Workday, spravidla v krajinách alebo pre skupiny zamestnancov, kde je konfigurácia modulu Workday náročná, napríklad v zmenovej výrobe, logistike, facility službách alebo v personálnych agentúrach, kde prevádzky potrebujú fyzické terminály. Workday ostáva primárnou evidenciou zamestnancov.
Čo je Workday PECI a ako ho využívate?
PECI (Payroll Effective Change Interface) je štandardné výstupné rozhranie Workday pre zmeny údajov o zamestnancoch s platnosťou od dátumu. XperienceHR spracúva súbory PECI cez XP-Hub, takže zamestnanci, zmluvy a organizačné údaje ostávajú v súlade a nástupy, odchody či presuny netreba udržiavať dvakrát.
Môžu zamestnanci naďalej žiadať o voľno vo Workday?
Áno. Žiadosti o voľno a ich schvaľovanie môžu ostať úplne vo Workday a XP-Hub schválené neprítomnosti synchronizuje do XperienceHR, kde sa pred prípravou mzdových podkladov spoja s evidovanou dochádzkou. Alternatívne môžu žiadosti aj schvaľovanie bežať v XperienceHR.
Ako sa údaje dostanú do našich mzdových učtární?
XperienceHR namapuje schválené hodiny, nadčasy, príplatky za zmeny a neprítomnosti na mzdové zložky, ktoré očakáva každá učtáreň, a odovzdá ich cez API alebo plánovaným prenosom súborov v jej formáte a termíne, či už mzdy bežia na ADP, SD Worx, CloudPay, u globálneho partnera alebo v lokálnej účtovnej firme.
Ktoré ďalšie HR systémy podporujete?
XP-Hub prepája XperienceHR s ľubovoľným HR systémom cez API alebo plánovanú výmenu súborov, vrátane SAP SuccessFactors, Oracle HCM, Personio aj interne vyvinutých systémov. Workday navyše využíva svoje štandardné rozhranie PECI.
Ako dlho trvá integrácia s Workday?
Nasadenie začína na 8 týždňoch, podľa počtu krajín, lokálnych pravidiel na konfiguráciu a požadovaných mzdových rozhraní. Väčšina zákazníkov najprv spustí jednu pilotnú krajinu paralelne so mzdami a potom rozšíri ostatné krajiny podľa rovnakej šablóny.
Prejdite si s nami cestu údajov od dochádzky k mzdám
Za 30 minút si prejdeme vaše krajiny, vaše nastavenie Workday a vaše mzdové učtárne a ukážeme, ako by sa dochádzka, nadčasy a príplatky dostali ku každej mzdovej uzávierke.
Radšej napíšete? info@xperiencehr.com · +421 915 890 309 · USA +1 646 926 0897