Odpovede pre tímy, ktoré posudzujú XperienceHR
Otázky, ktoré nám pri výbere systému najčastejšie kladú tímy HR, miezd, IT bezpečnosti a nákupu, zoradené podľa tém. Ak tu svoju otázku nenájdete, náš tím vám odpovie písomne alebo na 30-minútovom deme.
Produkt a moduly
Čo XperienceHR pokrýva a ako ho používajú zamestnanci, manažéri a mzdové tímy.
XperienceHR je platforma poskytovaná ako služba (SaaS) na evidenciu dochádzky, plánovanie zmien, správu neprítomností, evidenciu projektového času a prípravu mzdových podkladov. Všetky krajiny, právne entity, mzdové skupiny a prevádzky bežia v jednom systéme a pravidlá sa konfigurujú podľa krajiny, právnej entity, oddelenia a skupiny zamestnancov.
Dochádzka, Výkazy práce a Platené pracovné voľno sú moduly jednej platformy s jedným záznamom pre každého zamestnanca. Môžete začať jedným modulom a ďalšie pridať neskôr bez zmeny systému. Payroll engine a integrácie cez XP-Hub sú súčasťou ponuky podľa rozsahu.
Pre nadnárodných zamestnávateľov s administratívnymi, terénnymi aj prevádzkovými zamestnancami a pre tímy HR, miezd, IT a prevádzky, ktoré riadia dochádzku a neprítomnosti naprieč krajinami a právnymi entitami.
Nie. Payroll engine pripraví mzdové podklady, napríklad odpracované hodiny, nadčasy, príplatky za zmeny, ďalšie zložky, schválené neprítomnosti a počty dní, na mzdových zložkách vášho poskytovateľa a výpočet hrubej a čistej mzdy vykoná váš mzdový systém. Odovzdané obdobia sa uzamknú a neskoršie opravy sa posielajú ako spätné položky (rozdiel).
Na nástenných termináloch s NFC a dochádzkových hodinách s Wi-Fi, v aplikácii pre iOS a Android, na webe alebo cez turnikety prístupového systému a terminály tretích strán napojené cez SFTP. K dispozícii je aj evidencia odchýlok, pri ktorej platí plánovaný rozvrh, kým sa nezaznamená odchýlka.
Áno. Aplikácia pre iOS a Android pokrýva záznam príchodu a odchodu, evidenciu času, žiadosti o voľno s prílohami, schvaľovanie pre manažérov a prehľad výkazov a zmien. Administrátori môžu prístup cez mobilnú aplikáciu vypnúť.
Implementácia a nasadenie
Ako sa nasadenie plánuje, overuje v pilotnej prevádzke a rozširuje do ďalších krajín.
Prvá krajina sa zvyčajne spúšťa do šiestich až ôsmich týždňov, v závislosti od zložitosti pravidiel a integrácií. Ďalšie krajiny a prevádzky sa nasadzujú podľa rovnakej šablóny.
Zmapujeme vaše pravidlá pracovného času, pravidlá neprítomností a integrácie, nakonfigurujeme systém a napojíme XP-Hub. Pilotná krajina alebo prevádzka potom beží paralelne so mzdami, kým sa výstupy nezhodujú, a až potom nasledujú ďalšie krajiny podľa rovnakej šablóny.
Importné šablóny pokrývajú zamestnancov, rozpisy zmien, pracovné kalendáre a počiatočné zostatky neprítomností. Údaje o zamestnancoch a organizácii môžu prichádzať aj priamo z vášho primárneho HR systému cez XP-Hub.
Áno. Pravidlá pracovného času, pracovné kalendáre, typy neprítomností a ustanovenia kolektívnych zmlúv sa konfigurujú podľa krajiny, právnej entity, oddelenia a skupiny zamestnancov a každá zmena platí od zvoleného dátumu.
Zamestnanecké rady sa zvyčajne pýtajú, kto vidí ktoré údaje, čo zaznamenáva mobilná aplikácia, kto môže zmeniť záznam a ako sú opravy dohľadateľné. Odpovede nájdete na našej stránke o zabezpečení a hostingu. Keďže sa pravidlá konfigurujú podľa krajiny a skupiny zamestnancov, dohodu a konfiguráciu je možné porovnať bod po bode.
Náš tím vás podporuje od implementácie až po bežnú prevádzku, vrátane obdobia testovania. Implementácia, migrácia údajov a školenia sú súčasťou ponuky podľa rozsahu a úroveň služieb sa dohaduje vo vašej zmluve.
Integrácie
Ako si XperienceHR vymieňa údaje s vaším HR systémom, poskytovateľmi mzdových služieb a zariadeniami.
Cez XP-Hub, integračnú platformu XperienceHR, pomocou REST API zabezpečeného cez OAuth 2.0, výmeny súborov cez SFTP s kľúčmi SSH alebo vášho existujúceho middleware. Údaje o zamestnancoch prichádzajú z vášho HR systému a schválené hodiny, nadčasy, príplatky, neprítomnosti a pracovné dni odchádzajú ku každému poskytovateľovi mzdových služieb.
S Workday cez súbory PECI, so SAP SuccessFactors Employee Central a s ďalšími primárnymi HR systémami cez API alebo výmenu súborov. Vlastníkom údajov o zamestnancoch ostáva HR systém a záznamy sa párujú podľa identifikátora zamestnanca z HR údajov.
Poskytovatelia ako ADP, SD Worx a CloudPay, globálni mzdoví partneri aj lokálne mzdové učtárne dostávajú schválené položky na vlastných mzdových zložkách. Keďže XP-Hub obsluhuje viacero mzdových systémov, zamestnávateľ s viacerými poskytovateľmi spravuje jednu integračnú vrstvu.
Áno. Turnikety prístupového systému a terminály tretích strán môžu posielať záznamy do XperienceHR cez SFTP. Pri zariadeniach tretích strán nemusia byť dostupné všetky funkcie v reálnom čase.
Každý integračný beh sa overí voči schéme a zaznamená do logu a nezhody v prichádzajúcich HR údajoch sa hlásia späť do zdrojového systému. Kontrola pred odovzdaním v payroll engine môže pri nezrovnalostiach odovzdanie do miezd zablokovať.
Bezpečnosť, hosting a ochrana údajov
Odpovede, ktoré informačná bezpečnosť, ochrana osobných údajov a IT potrebujú ako prvé.
XperienceHR beží na Amazon Web Services v regióne AWS, ktorý vyhovuje vašej organizácii, napríklad vo Frankfurte pre európskych zákazníkov alebo v US East pre zákazníkov v USA. Región sa dohodne vo vašej zmluve.
Áno. Náš systém riadenia informačnej bezpečnosti je certifikovaný podľa ISO 27001 a zdokumentovaný v 19 oblastiach vrátane správy identít a prístupov, reakcie na incidenty a kontinuity činností.
Záznamy o čase sú osobné údaje, preto XperienceHR uplatňuje minimalizáciu údajov, prístup podľa rolí a auditné záznamy a vaša organizácia zostáva prevádzkovateľom osobných údajov svojich zamestnancov. Sprostredkovateľskú zmluvu a zoznam ďalších sprostredkovateľov poskytujeme na požiadanie v rámci uzatvárania zmluvy.
Používatelia sa prihlasujú jednotným prihlásením SAML cez vášho poskytovateľa identít alebo dvojfaktorovým prihlásením s autentifikačnou aplikáciou. Prístup riadi päť štandardných rolí a obmedzenia podľa organizačnej štruktúry a každý záznam, schválenie, zmena konfigurácie aj prihlásenie sa ukladá do auditnej stopy.
Všetky spojenia používajú TLS 1.2 alebo vyšší a uložené údaje sú šifrované pomocou AES. API sú zabezpečené cez OAuth 2.0 a výmena súborov prebieha cez SFTP s autentifikáciou kľúčmi SSH.
Iba pri príchode a odchode v mobilnej aplikácii, nikdy nepretržite. Režim geofencingu dokáže potvrdiť prítomnosť na pracovisku bez uloženia polohy GPS.
Obchodné podmienky
Ako funguje predplatné, implementácia a fakturácia.
XperienceHR je predplatné za používateľa a mesiac podľa modulov. Nasadenie vo veľkých organizáciách a vo viacerých krajinách oceňujeme ponukou na mieru podľa počtu zamestnancov, krajín a integrácií.
Nie. Všetky ceny sú uvedené bez DPH.
Predplatné sa uzatvára na 12 mesiacov a fakturuje sa ročne vopred. Počet používateľov sa zúčtuje raz ročne, takže fakturácia zodpovedá skutočnému počtu zamestnancov.
Implementácia je jednorazový poplatok podľa vašich krajín, pravidiel a integrácií. Pri súčasnej implementácii viacerých modulov sa účtuje iba raz.
Faktúry sa platia bankovým prevodom. Hosting, údržba a aktualizácie sú súčasťou predplatného, nekupujete žiadne licencie a na vašich serveroch sa nič neinštaluje.
Áno. Cez registráciu získate 14-dňový skúšobný prístup a náš tím vám pripraví aj 30-minútové demo postavené na vašom scenári.
Prejdite si s nami váš scenár
Pošlite nám vaše krajiny, počet zamestnancov a systémy a na zvyšné otázky vám odpovieme písomne alebo na 30-minútovom deme postavenom na vašom scenári.
Radšej napíšete? info@xperiencehr.com · +421 915 890 309 · USA +1 646 926 0897